BETAPA BERATNYA DISTRIBUSI BERKAS REKAM MEDIS BILA PENGEMBALIAN BERKAS TIDAK DIINDAHKAN

Didalam prakteknya di suatu rumah sakit tidak dipungkiri terjadi pinjam memimjam (bon) berkas rekam medis untuk kepentingan internal suatu rumah sakit. Rekam medis suatu rumah sakit tidak boleh berada di luar rumah sakit kecuali perintah pengadilan, sedangkan di dalam rumah sakitpun berkas rekam medis "sebaiknya" harus kembali dari peminjaman pada akhir jam kerja dengan tujuan saat dibutuhkan dalam keadaan mendesak staf rumah sakit (perekam medis) dapat mencari informasi yang dibutuhkan (BPPRM, Buku Pedoman penyelenggaraan prosedur rekam medis rumah sakit di Indonesia Revisi 2 Tahun 2006). Walaupun dijembatani oleh print share maupun struck share, tetapi sampai saat ini hal ini tetap akan menjadi masalah bila rumah sakit yang terkait tidak mendukung regulasi ketat BPPRM yang telah diterbitkan oleh dirjen bina pelayanan medik Depkes RI tahun 2006 ini. Di sisi lain rumah sakitpun harus berkoordinasi ria dengan kelengkapan berkas rekam medis agar memenuhi kaidah rekam medis yang baik secara kuantitatif dan kualitatif. "Lengkap dan terbaca". Akreditasi dalam aspek Manajemen Komunikasi dan Informasi (Management of Information), menjadi daya desak dalam hal ini. Apa daya para user berkas rekam medis terpaksa melakukan peminjaman berkas dan berkas pun terpaksa harus keluar dari lemari penyimpanan (filling). Hal ini sebenarnya tidak masalah sebatas user tepat janji waktu pengembalian dan komitmen dalam menjaga keutuhan dan kerapian berkas tersebut. 

Dalam hal penggunaan 1 berkas dengan banyak kepentingan dalam waktu yang bersamaan, hal ini juga saat ini menjadi masalah. Sebuah berkas rekam medis lengkap dengn data rawat inap dan asalnya (rawat jalan atau IGD) rupanya bisa saja dibutuhkan bersamaan dalam rangkan kebutuhan dalam melengkapi data di dalamnya oleh usernya, dibutuhkan juga saat itu untuk analisa clinical pathway oleh bagian case mix  rumah sakit, bila tersangkut dengan jaminan BPJS Kesehatan dibutuhkan juga oleh bagian verifikasi untuk melihat kesesuaian resume dan data pendukung didalam berkas tersebut, atau bisa saja dibutuhkan pada saat itu oleh komite medik bila sesuai indikasi medical case atau death case. Oleh karena itu, sudah saatnya rumah sakit mampu melakukan paper less dengan menggunakan electronic Medical Record (e-MR). "Namun print outnya khan tidak akan menyatakan legal karena tidak ada tanda tangan dan cap basah?" Pertanyaan ini dengan mudah dijawab dengan pernyataan bahwa e-MR adalah kebutuhan informasi tetapi rekam medis rumah sakit "tetap" akan melakukan print outnya dan meminta tanda tangan pengisi berkas rekam medis tersebut berikut cap basahnya serta menyimpannya kembali ke filling. Dengan demikian yang menjadi "distribusi berkas rekam medis " akan tergantikan dengan e-MR yang menjadi patokan user dalam menggali informasi pasien sebelumnya bahkan jauh sebelumnya.  Dan dalam hal ini tentu akan mampu secara bermakna menghilangkan faktor tercecernya berkas rekam medis.


Tinggalah pertanyaan yang sering dijawab dengan senyuman oleh pelaksana kebijakan rekam medis di banyak rumah sakit adalah "apakah user mau beralih dari manual (tulisan tangan) ke paper less sehingga tercipta e-medical record ?" sering dijawab "sekarang kita masih mencoba mulai dari resume medik dulu pak" banyak pula dijawab dengan "sulit, mungkin user lebih senang dengan tulisan steno nya". 
Penuis hanya berharap budaya tegno informasi jangan hanya untuk menikmati hiburan atau informasi politik sosial. Namun dalam tujuan yang lebih luhur dapat diaplikasikan dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit yang tak lain dengan menciptakan informasi yang super cepat melalui tegnologi informasi e-medical record. Satu hal pertanyaan yang ironis
"terus sarana prasarananya gimana pak?" Penulis pun menjadi mulai berpikir lagi ke wacana yang baru.......sedih.